1. Kuka vastaa tiedoistasi

TREENIVA on Timevo Oyn (Y-tunnus 3632948-1, Puutarhakatu 16 C, 33210 Tampere) tarjoama valmennuksen ohjelmisto. Yhteydenotot: asiakaspalvelu@timevo.fi.

Vastuut jakautuvat kahtia:

• Valmentajan ja organisaation tilitiedot (nimi, sähköposti, organisaation nimi ja logo, kirjautumistiedot): rekisterinpitäjä on Timevo Oy.
• Valmennettavan tiedot (treenit, mittaukset, ravinto, viestit ym.): rekisterinpitäjä on valmentajasi tai hänen yrityksensä. Timevo Oy toimii tietojen käsittelijänä ja käsittelee tietoja vain valmentajan ohjeiden mukaan käyttöehtojen mukaisesti.

2. Mitä tietoja käsitellään

• Tilitiedot: nimi, sähköpostiosoite, salasana (tallennetaan vain suojattuna tiivisteenä, ei selkokielisenä), kirjautumisajat, hyväksytyt ehdot ja hyväksymisen ajankohta.
• Valmennettavan perustiedot: nimi, sähköposti, puhelinnumero.
• Terveyteen ja kuntoon liittyvät tiedot: treenikirjaukset (liikkeet, sarjat, toistot, painot, treenin raskaus ja kommentti), mittaustulokset (esim. paino ja kehonmitat), ravinto-ohjelmat ja ruokailut, viikkoraportit sekä valmentajan omat muistiinpanot valmennettavasta. Nämä ovat terveystietoja, joita pidetään erityisen suojattuina tietoina.
• Viestit: valmentajan ja valmennettavan väliset viestit ja ryhmäkeskustelut.
• Tekniset tiedot: kirjautumisyritysten IP-osoite ja sähköpostin tiiviste (väärinkäytön estoon), tietoturvatapahtumat (esim. kirjautuminen, salasanan vaihto).

3. Mihin tietoja käytetään ja millä perusteella

• Valmennuksen toteuttaminen (ohjelmat, seuranta, viestit, muistutukset): sopimus valmentajan ja valmennettavan välillä sekä palvelun käyttö.
• Terveystietojen käsittely: valmennettavan nimenomainen suostumus (tietosuoja-asetus art. 9(2)(a)). Suostumuksen antaa ehtojen hyväksymisen yhteydessä, ja sen voi peruuttaa milloin tahansa ottamalla yhteyttä valmentajaan tai osoitteeseen asiakaspalvelu@timevo.fi. Peruutus ei vaikuta ennen sitä tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen, mutta valmennus ei voi jatkua ilman terveystietojen käsittelyä.
• Tilin hallinta, tietoturva ja väärinkäytösten esto: oikeutettu etu (palvelun turvallisuus) sekä sopimus.
• Sähköposti-ilmoitukset (kutsut, uudet viestit, muistutukset): ilmoitus ei sisällä viestin tekstiä tai terveystietoja, vain tiedon tapahtumasta ja linkin palveluun.

Tietoja ei käytetä markkinointiin, profilointiin eikä automaattiseen päätöksentekoon, eikä niitä myydä eteenpäin.

4. Kuka tietoja näkee

• Valmennettavan tiedot näkevät hän itse ja hänen organisaationsa valmentajat. Toisten organisaatioiden valmentajat tai valmennettavat eivät näe tietoja.
• Ryhmäkeskustelun viestit näkevät ryhmän jäsenet ja valmentajat.
• Timevo Oy ei lue valmennettavien tietoja, ellei se ole tarpeen tekniseen vianselvitykseen tai tukipyynnön hoitamiseen.

5. Alikäsittelijät ja tietojen siirrot

Palvelu toimii palvelinhotellissa (Domainhotelli), ja sähköpostit lähetetään palvelun sähköpostipalvelun kautta. Näille palveluntarjoajille voi päätyä käsiteltäviä tietoja vain palvelun toteuttamiseksi. Tietoja ei luovuteta muille tahoille, ellei laki sitä vaadi. Jos tietoja siirrettäisiin EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, siirto tehtäisiin vain tietosuoja-asetuksen mukaisin suojatoimin.

6. Evästeet ja laitteelle tallennettavat tiedot

Palvelu käyttää vain välttämättömiä tekniikoita. Mainos- tai seurantaevästeitä ei ole.

• Istuntoeväste (kirjautuminen) ja CSRF-tunniste (suojaa väärennetyiltä lähetyksiltä).
• Laitteen muisti: kesken oleva treenikirjaus tallennetaan laitteelle, jotta se säilyy yhteyden katketessa, ja sovelluksen tiedostoja sekä omia treenisivuja tallennetaan välimuistiin offline-käyttöä varten. Uloskirjautuminen tyhjentää nämä.

7. Kuinka kauan tietoja säilytetään

• Tilitiedot ja valmennettavan tiedot säilytetään niin kauan kuin tili tai valmennussuhde on voimassa. Kun valmentaja tai valmennettava pyytää poistoa, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa, viimeistään 30 päivässä. Varmuuskopioista tiedot poistuvat niiden normaalin kierron mukana.
• Kirjautumisyritykset: 7 päivää. Tietoturvatapahtumat: 12 kuukautta.
• Valmentaja päättää, kuinka kauan arkistoitujen asiakkaiden tietoja säilytetään omassa organisaatiossaan, ja vastaa siitä, ettei tietoja säilytetä tarpeettoman pitkään.

8. Tietoturva

Salasanat tallennetaan vahvalla tiivistealgoritmilla (Argon2id). Yhteys on salattu (HTTPS). Jokaisen organisaation tiedot on erotettu toisistaan, ja valmentajan oikeudet rajautuvat omaan organisaatioon. Kirjautumisyrityksiä rajoitetaan. Tietosuojaloukkauksesta ilmoitetaan lain edellyttämällä tavalla.

9. Oikeutesi

Sinulla on oikeus tietää, mitä tietoja sinusta käsitellään, ja saada niistä jäljennös; oikeus oikaista virheelliset tiedot; oikeus pyytää tietojesi poistamista tai käsittelyn rajoittamista; oikeus siirtää antamasi tiedot toiseen järjestelmään; oikeus vastustaa käsittelyä sekä oikeus peruuttaa suostumus. Valmennettavan tietojen osalta pyyntö kannattaa osoittaa ensin valmentajalle, joka on rekisterinpitäjä. Voit myös ottaa yhteyttä osoitteeseen asiakaspalvelu@timevo.fi, niin autamme ohjaamaan pyynnön oikealle taholle.

Jos katsot, että tietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle: Tietosuojavaltuutetun toimisto.

10. Muutokset

Päivitämme tätä selostetta tarvittaessa. Olennaisista muutoksista pyydämme sinua hyväksymään uuden version seuraavan kirjautumisen yhteydessä.